Kommunens diarium och behörigheter
Upplands-Bro kommun har ett diarium som är uppdelat efter nämnderna som styr kommunen. Registratorerna i kommunens kansli registrerar inkommande och utgående post och upprättade handlingar som ska diarieföras inom kommunens olika nämnder. Registratorerna är ett stöd för alla verksamheter när det gäller diarieföring av allmänna handlingar och frågor som rör diarieföring och dokumenthantering.
Medarbetare i Upplands-Bro kommun har, om arbetsuppgifterna förutsätter detta, handläggarbehörighet till diariesystemet för den nämnd som styr den verksamhet man jobbar inom. Personer som arbetar på utbildningskontoret kan till exempel ha behörighet till diariet för Utbildningsnämnden och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. De har dock inte behörighet till diariet för Kommunstyrelsen eller någon annan nämnd som styr andra verksamhetsområden.
Vissa roller i vår kommun är kommunövergripande och det kan finnas ett behov av att ha behörighet till flera nämnders diarium. Ett exempel är kommunens centrala registratur vid kansliavdelningen. För att kunna genomföra sitt arbete behöver alla registratorer behörigheter till både Kommunstyrelsens diarium och alla verksamhetsnämnders diarier. Ett annat exempel är utredare eller utvecklare som i sitt arbete kan behöva ta del av information från flera verksamheter än den de arbetar inom och således flera nämnders diarier.
Oavsett hur många diarier en anställd har behörighet till gäller generellt att ärenden för vilka sekretess råder, endast ska tilldelas de som har arbetsuppgifter kopplade till ett sådant ärende.
Den som har ett behov av att ha behörighet till flera nämnders diarium kan kontakta sin chef för ansökan om detta.
Varför behövs en ansökan?
I en del kommuner har varje nämnd en egen förvaltning och kommunens anställda är således anställda av olika nämnder. I sådana fall behöver de anställda respektera sekretessgränserna som råder mellan myndigheterna (nämnderna). En person som är anställd av Utbildningsnämnden kan därför inte ha tillgång till Socialnämndens diarium eftersom personen inte är anställd av Socialnämnden och därmed inte har någon befogad anledning att ha behörighet till en annan myndighets diarium.
Inom Upplands-Bro kommun är dock Kommunstyrelsen enda anställningsmyndighet och all personal tillhör en och samma förvaltning. Därmed är inte sekretessgränserna, som kan råda mellan olika nämnder, kopplade till anställningen på samma sätt som i en del andra kommuner.
Det innebär att Upplands-Bro har möjlighet att ge behörighet till flera nämnders diarier till anställda som i sin arbetsroll har behov av det för att kunna utföra sitt arbete på ett så bra sätt som möjligt. Eftersom anställda inte ska ha behörighet till fler nämnders diarium än vad arbetsrollen kräver, ska det inför godkännande av utökad behörighet göras en bedömning av behovet.
Innan du som chef ansöker om utökad behörighet i diariet för en anställd är det viktigt att känna till att den anställde har ett stort eget ansvar att inte röja sekretess som kan råda mellan olika nämnder trots att informationen går att nå i olika diarier. Den anställde måste således vara noga med i vilken roll hen söker information i ett visst diarium och hantera denna information i enlighet med gällande lagar och regler. Det är till exempel inte tillåtet att hämta sekretessbelagd information från en nämnd till en annan utan att göra en bedömning om det finns en sekretessbrytande grund som tillåter detta.
Hur går ansökan till?
Ansökan sker i denna e-tjänst och ska fyllas i av den anställdes närmaste chef. Den inskickade ansökan hanteras av enheten för arkiv och registratur vid kansliavdelningen. Efter bedömning kommer den anställda och du som chef få svar via e-post om ansökan om tillgång till fler diarier blivit godkänd. Vid godkänd ansökan kommer information att skickas med e-post om vilken utökad behörighet som tilldelats den anställde. Den utökade behörigheten gäller ett år i taget. Därefter får en ny ansökan skickas in.